Χαρτί τέλος στο Δημόσιο, έγγραφα μόνο ηλεκτρονικά

Ποσό της τάξεως των 800 εκατ. ευρώ μπορεί άμεσα να εξοικονομήσει για τα έτη 2017-2018 το Δημόσιο μέσω της ηλεκτρονικής διαδικασίας έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων. Την εκτίμηση αυτή έχει κάνει το υπουργείο Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης, προωθώντας τη νομοθετική ρύθμιση για τη διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και άλλων εγγράφων στο Δημόσιο αποκλειστικά μέσω Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνίας (ΤΠΕ).

Σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης

Για τον λόγο αυτό υπάρχει το άρθρο 22 («Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο Δημόσιο Τομέα») στο σχέδιο νόμου για την κινητικότητα που έχει δοθεί σε διαβούλευση. Σε αυτό το άρθρο ορίζεται ότι όλες οι διαδικασίες που καταλήγουν στην έκδοση διοικητικών πράξεων εκ μέρους των φορέων του Δημοσίου (π.χ. η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση της υπογραφής), καθώς και λοιπές διαδικασίες χειρισμού εγγράφων εντός της κάθε υπηρεσίας (π.χ. η χρέωση προς ενέργεια εισερχόμενων εγγράφων, η εσωτερική διακίνησή τους καθώς και η αρχειοθέτηση αυτών), πραγματοποιούνται μέσω Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων με χρήση προηγμένης ψηφιακής υπογραφής και χρονοσήμανσης.

Η κυβέρνηση προωθεί μετ' επιτάσεως αυτή την πρόβλεψη κρίνοντάς την ως αναγκαία στον στόχο που έχει θέση για:

• Μείωση των γραφειοκρατικών δομών

• Εξοικονόμηση κόστους και ανθρωποωρών εργασίας

• Διαφάνεια στη δημόσια διοίκηση και

• Δημόσια διοίκηση πιο φιλική προς το περιβάλλον.

Με την εφαρμογή της ρύθμισης θα επιτευχθεί, όπως επισημαίνεται στην αιτιολογική έκθεση, μέγιστη δημοσιονομική εξοικονόμηση της τάξεως των 400 εκατ. ευρώ κατά έτος σύμφωνα με τη σχετική μελέτη του ΙΟΒΕ (2014). Μάλιστα, είναι σημαντική μια επισήμανση από το υπουργείο Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης: Αν και από το 2001 υφίσταται το νομικό πλαίσιο για την εισαγωγή της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, το Ελληνικό Δημόσιο έχει δαπανήσει τα τελευταία 15 έτη περίπου 6 δισ. ευρώ εμμένοντας στη χρήση χαρτιού και έντυπης διαδικασίας δημιουργίας και ροής εγγράφων.

Κέρδη από το κόστος

Εξηγούν ότι «η εξοικονόμηση που επιτυγχάνεται υπερκαλύπτει το όποιο κόστος δημιουργίας και συντήρησης των Συστημάτων Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, και με δεδομένη την κρίσιμη δημοσιονομική κατάσταση της χώρας με βάση και την τριετή συμφωνία δανειοδότησης 2015-2018, το Δημόσιο μπορεί άμεσα να εξοικονομήσει για τα έτη 2017-2018 ποσό της τάξεως των 800 εκατ. ευρώ». Η νέα ρύθμιση ορίζει ότι κάθε φορέας του δημοσίου τομέα μεριμνά για την απόκτηση προηγμένης ψηφιακής υπογραφής από την Αρχή Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ) και για τη λειτουργία Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (ΣΗΔΕ). Η Γενική Γραμματεία Ψηφιακής Πολιτικής τίθεται ως αρμόδιος συντονιστής για την εφαρμογή των διατάξεων και η Γενική Διεύθυνση Μεταρρυθμιστικής Πολιτικής και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του υπουργείου Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης τίθεται αρμόδια για την υποστήριξη των φορέων του δημοσίου τομέα.

Νωρίτερα από τα τέλη του 2017 σε όλο το Δημόσιο

Η ισχύς της ρύθμισης αρχίζει για το σύνολο των υπουργείων από την 1η Ιανουαρίου 2017. Δίνεται όμως και μια διασταλτική δυνατότητα στο χρονοδιάγραμμα, καθώς ορίζεται ότι η έναρξη ισχύος δύναται να παραταθεί έως την 1η Ιουνίου 2017 με κοινή απόφαση του αναπληρωτή υπουργού Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης, αρμόδιου για θέματα Διοικητικής Μεταρρύθμισης και του καθ' ύλην αρμόδιου υπουργού.

Μεγαλύτερη άνεση χρόνου για την ημερομηνία έναρξης ισχύος - αλλά όχι πέραν της 31ης Δεκεμβρίου 2017 - δίνεται για τους υπόλοιπους φορείς του Δημοσίου, όπως τα ΝΠΔΔ, οι ανεξάρτητες και ρυθμιστικές Αρχές, το Νομικό Συμβούλιο του Κράτους και οι ΟΤΑ α' και β' βαθμού.

Υπολογισμός του κόστους που συνδέεται με την εντατική χρήση χαρτιού

Βάση Μηνιαίοκόστος Ετήσιο κόστος Γενικό Αριθμός υπογραφόντων 400.000 Αριθμός εγγράφων ανά υπογράφοντα ανά εργάσιμη ημέρα 6 Αριθμός εγγράφων ανά υπογράφοντα ανά έτος 1.320 Αριθμός σελίδων ανά τυπικό υπογεγραμμένο έγγραφο 3,5 Αριθμός υπογραφών ανά τυπικό υπογεγραμμένο έγγραφο 2 Εκτύπωση Κόστος / Σελίδα 0,007 € 1.003.811 € 12.045.729 € Σκανάρισμα % εγγράφων που σκανάρονται 1% Κόστος / Έγγραφο 0,688 € 302.500 € 3.630.000 € Αρχειοθέτηση % εγγράφων που αρχειοθετούνται 50% Κόστος αρχειοθέτησης /έγγραφο 0,688 € 15.125.000 € 181.500.000 € Εξωτερική Δρομολόγηση Αποστολή φαξ % εγγράφων που αποστέλλονται με φαξ 1% Κόστος / σελίδα φαξ 0,688 € 302.500 € 3.630.000 € Αποστολή με ταχυδρομείο % εγγράφων που αποστέλλονται με ταχυδρομείο 5% ΕΛΤΑ παράδοση σε 3 μέρες, κόστος 0,830 € 1.826.000 21.912.000 Παράδοση σε 2 μέρες % εγγράφων που αποστέλλονται 3% Courier παράδοση σε μια μέρα, κόστος 5 € 6.600.000 € 79.200.000 € Χαμένα Έγγραφα % εγγράφων που χάνονται 3% % χαμένων εγγράφων που ανακτούνται 50% Κόστος ανάκτησης εγγράφου 6,9 € 4.537.500 € 54.450.000 € % χαμένων εγγράφων που αντικαταστάθηκαν 30% Κόστος αντικατάστασης χαμένων εγγράφων 13,8 € 5.445.000 € 65.340.000 € Συνολικό Κόστος Κόστος ανά υπογεγραμμένο έγγραφο: 0,80 € 35.142.311 € 421.707.729 €